IPL-Magazin 49 | Oktober 2019 | Autor: Dr. Matthias Pfeffer

DigiCheck: Wichtige Fragen für eine erfolgreiche Umsetzung!

 


Dr. Matthias Pfeffer

Die Digitale Transformation ist für Unternehmen unaufhaltsam. In folgenden Punkten sind sich alle Experten einig: Diese Transformation ist essentiell für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen. Deshalb ist sowohl der Einstieg, als auch die Umsetzung eine Strategie, die in der obersten Führungsebene angesiedelt sein muss!

Doch wie packt man so ein Mammut-Projekt wirklich strukturiert an? Wie startet man so einen Veränderungsprozess, der vermutlich schneller kommt, als vielen – insbesondere kleineren Betrieben – lieb ist? Solch eine Veränderung muss individuell geplant werden, ein allgemeines „Kochrezept“ gibt es hierzu nicht.

Lesen Sie in diesem Artikel, auf was Sie achten müssen bei der Einführung und Umsetzung, damit dieser Wechsel erfolgreich werden kann.

 

 

Zunächst stellen Sie sich die folgenden Grundsatzfragen, um Ihre Organisation und Ihre Prozesse besser einordnen zu können. Zur einfacheren Bewertung empfehlen wir Ihnen ein Schulnotensystem von 1 bis 4.

  1. sehr gut / in vollen Umfang umgesetzt
  2. gut / in Planung, teilweise schon umgesetzt
  3. befriedigend / „Halbwissen“ vorhanden, noch nichts umgesetzt
  4. ungenügend / überhaupt nicht umgesetzt bzw. noch kein Thema.

 

Frage 1: Ist das Thema Digitalisierung / Digitale Transformation bei Ihnen im Hause Chefsache?

Die Digitalisierung betrifft alle Geschäftsprozesse eines Unternehmens und ist eine Aufgabe, die im übergeordneten Management anzusiedeln ist. Achten Sie darauf, dass es sich nicht um ein reines „Produktionsprojekt“ handelt. Die Geschäftsleitung muss deshalb im Unternehmen der Treiber der digitalen Veränderungen sein.

 

Frage 2: Wurden in den letzten zwei bis drei Jahren Prozessanalysen bzw. Prozessoptimierungen struktureirt durchgeführt?

Grundvoraussetzung für die Einführung sind bekannte (und optimierte) Prozesse im Unternehmen. Sonst besteht die Gefahr, es werden Vorgehensweisen digitalisiert, die nicht wertschöpfend bzw. nicht kundenrelevant sind.

 

Frage 3: Ist Ihre Organisation an (stetige) Änderungen gewöhnt und werden diese auch gelebt?

Die Führungskräfte (noch besser Mitarbeiter) müssen offen sein für Veränderungen. Es sollte eine prozess- und kundenorientierte Kultur im Unternehmen herrschen, die es erlaubt, innovative Lösungen zuzulassen.

 

Frage 4: Wurde bereits ein sogenannter Reifegrad der Digitalisierung ihres Unternehmens ermittelt?

Systematische Bewertungsmodelle helfen, die digitale Reife Ihres Unternehmens einzuschätzen. Mit dieser Analysemethode ist es möglich, die Chancen der Digitalisierung zu erkennen und die richtigen Entscheidungen auf dem Weg zur erfolgreichen Digitalisierung zu treffen z.B. So können im Unternehmen mögliche Digitalisierungsdefizite wie z.B. bei „Fähigkeit zur Zusammenarbeit“, bei „Produktinnovation“ und „Nutzung von Informationstechnologien“ aufgedeckt werden, die später bei der Priorisierung und Projektierung helfen. Aber Achtung! Unternehmensspezifisch muss der Reifegrad ermittelt werden. Pauschale Aussagen helfen hier nicht weiter.

 

Frage 5: Haben Sie bereits eine Digitalisierungsstrategie verfasst im Unternehmen?

Selbst wenn Sie diese Frage mit Note 1 bewerten, dann prüfen Sie bitte, bis zu welcher Unternehmensebene diese Strategie ausgearbeitet wurde. Die Digitalisierung ist ein Prozess, der strategisch richtig angegangen und insbesondere auch betriebswirtschaftliche Aspekte beachten muss. Wichtig hierbei sind auch die Definition von messbaren Kennwerten für den Umsetzungserfolg. Ebenfalls sollte in der Strategie auch die Sicherheitsaspekte der Digitalisierung beachten werden. Hier müssen Mitarbeiter besonders sensibilisiert werden.

 

Frage 6: Gibt es ein bereitgestelltes Budget für das Digitalisierungsvorhaben?

Es sollte ein 3 bis 5 Jahresplan ausgearbeitet werden, in welchen Bereichen große Investitionen anstehen. Hierbei sind auch die Schulungen von Mitarbeitern sowie freigestelltes Personal oder auch externe Unterstützung zu berücksichtigen. Geld für Investitionen in die Hardware sind oftmals untergeordnet. Prüfen Sie hier, welche Fördermöglichkeiten durch Bund und Länder möglich sind.

 

Frage 7: Können Sie alles alleine stemmen?

Fachkräfte in dem Bereich sind rar (und teuer). Können Sie eine so große unternehmerische Veränderung alleine bewältigen? Nutzen Sie externe Kompetenzen, egal ob aus dem Bereich Informatik, Change Management oder für Trainings der Mitarbeiter. Aufgrund der Komplexität der Prozesse bei der Digitalisierung ist es sinnvoll, Hilfe von außen miteinzubeziehen.

 

Frage 8: Haben Sie eine Kommunikationsstrategie?

Das Einbeziehen der Mitarbeiter ist ein wesentlicher Bestandteil einer erfolgreichen Umsetzung. Wie und wann bezieht Ihr Unternehmen die Mitarbeiter in den Prozess mit ein? Wie sieht die Kommunikation auch gegenüber externen Partner, (Kunden, Lieferanten, etc.) aus? Transparenz ist hier ein wichtiger Faktor.

 

TIPP:

Können Sie eine Frage mit den Noten 1 oder 2 beantworten, dann beschreiben Sie, WIE sie das Ganze umsetzen bzw. umsetzen wollen (je konkreter umso besser); taucht in Ihrer Auswertung eine 3 oder sogar 4 auf, gibt es konkreten Handlungsbedarf.

 

Was können Sie tun, wenn Sie Handlungsbedarf erkannt haben?

Die größte Herausforderung ist die Einbeziehung und die Mitnahme der Mitarbeiter. Digitalisierung bedeutet für viele Personen im Unternehmen erst einmal Unsicherheit bzgl. der (garantiert) kommenden Veränderungen. Es werden im Unternehmen neue Stelle entstehen und herkömmliche Funktionen ganz oder teilweise ersetzt werden.

Hier gilt es, Transparenz zu schaffen: Was verstehen sie als Unternehmen unter der Digitalen Transformation und welche Auswirkungen wird es auf die zukünftige Organisation haben?

Dabei stehen nicht nur die technischen, sondern insbesondere die organisatorischen und prozessualen Veränderungen im Vordergrund. Wichtig ist, seine Prozesse und Organisation nochmal unter die Lupe zu nehmen und analytisch zu bewerten, was sich überhaupt für eine Digitalisierung (wirtschaftlich) eignet und was nicht.