IPL-Magazin 45 | Oktober 2018 | Autoren : Dr. Matthias Pfeffer

Mehrwert durch VBA – kleine Programme mit großer Wirkung

 


Dr. Matthias Pfeffer

Was würden Sie sagen, wenn mit einem Knopfdruck die Kennzahlen zum Produktionsstatus verfügbar wären und Sie nicht zunächst alle Daten mühsam im ERP-System zusammensuchen müssten? Mit einem weiteren Knopfdruck tragen Sie die ermittelten Werte in Ihre Excel-Dateien ein, berechnen alle KPIs, erstellen einen Report, benennen diesen um und legen ihn fein säuberlich sortiert ab. Mit einem letzten Knopfdruck erhalten alle Kollegen eine E-Mail mit den ermittelten KPIs. Manch einer würde sagen: „Kaffeepause!“ Ich meine: „Das Ganze geht auch mit einem Knopfdruck!“ Wie? Mit VBA! Je nach Forschungsbericht werden in der Administration zwischen 15 % und 50 % der Arbeitszeit für Routinetätigkeiten am PC aufgewendet.


Genau das richtige Terrain für VBA. Mittels Visual Basic for Applications können Sie Anweisungen in MS Office programmieren und ausführen lassen. Der Funktionsumfang ist riesig und im Gegensatz zu einem StandardSoftwareprojekt erhalten Sie sehr viel schneller und kostengünstiger Ergebnisse in Form einer ausführbaren Funktion. Das Beste aber ist: VBA ist kostenlos! Welche Anwendungsmöglichkeiten Excel-VBA bietet, zeigen drei ausgewählten Projekten der IPL-Beratung. Vorweg: Es stand nie die Programmierung eines Tools im Vordergrund, sondern immer die Optimierung der Prozesse oder Schaffung von Transparenz.


E&O-Tool: Reaktivierung von ‚Lagerleichen‘

Ausgangssituation:

Bei einem Anlagenbauer nahm aufgrund nicht sauber geplanter Produktwechsel und uneinheitlicher Artikelanlage der Lagerbestand (E&O) zu. Ca. 7500 Artikel (Winkel, Bolzen, Rohre, elektrische Komponenten, etc.) mit einem Wert von ca. 5 Mio. € mussten in Verwendung gebracht werden.

Lösung:

Ein VBA Programm prüft anhand von Hauptmerkmalen (Anlagentyp und Komponente), welche Bauteile lagernd sind und zeigt diese in einer Auswahlliste an. So werden auch vormals nicht mehr bedachte Artikel „sichtbar“ und können gezielt eingesetzt werden. Parallel werden die Lagerartikel von den zuständigen Fachabteilungen bewertet und für die Verwertung kategorisiert.

 

Abb.1: Eingabe- & Ausgabemaske E&O-Tool
Abb.1: Eingabe- & Ausgabemaske E&O-Tool

 

 

Effekte:

Der Vertrieb kann insbesondere in der Angebotsphase gezielt die vorhandenen Lagerartikel auswählen und in die Anlage einplanen, um Kunden mit kürzeren Lieferzeiten und kostenlosen „Upgrades“ zu überzeugen. Zudem können die beteiligten Ingenieure und das Auftragsmanagement identische bzw. mehrfachverwendbare Artikel identifizieren und zusammenführen. Durch die VBA Anwendung wurden die E&O Lagerartikel wieder in den Fokus gerückt und konnten vielfach anstelle von Neubeschaffungen verwendet werden. Der Lagerwert sank innerhalb von 6 Monaten um 55%.

 

Kennzahlen-Analyse-Tool: Auf Knopfdruck die wichtigsten Kennwerte im Blick

Ausgangssituation:

Ein stark expandierendes Unternehmen benötigte eine übersichtliche und täglich schnell verfügbare Kennzahlenauswertung, die sowohl für Managemententscheidungen als auch für die Steuerung des Tagesgeschäfts genutzt werden kann. Lösung: Ein VBA-Programm liest die Produktionsdaten direkt aus dem ERP-System aus und bereitet diese in Excel-Tabellen mittels Berechnung und Darstellung in Diagrammen auf. Es werden folgende KPIs ermittelt: • Qualität: Ausschussrate, Fertigungsrate, Ausschusskosten, Über- / Unterproduktion, etc. • Zeiten: DLZ (Administration, Fertigung, Auftrag), Liefertermintreue, Wunschtermintreue, etc. • Produktivität: IST-Soll Ressourcen, Offener Auftragsbestand, Aufträge & Umsätze, etc.

 

Abbildung 2: Auswahlmaske KPI-Tool
Abbildung 2: Auswahlmaske KPI-Tool

 

Effekte:

Die Vorbereitungszeit für den Managementreport sank von 4 Stunden auf 15 Minuten (voll automatisiert mit einem Knopfdruck!). Für die KPIs können zudem verschiedene Filter (zu analysierende Warengruppen, Betrachtungszeitraum, Zuständigkeitsbereich, etc.) gesetzt werden. Der vermeintliche Clou liegt bei dieser VBA Anwendung jedoch darin, dass die erzeugten KPIs über die Schnittstelle auch zurück ins ERP-System gespeist werden können. Im technischen Auftragsmanagement konnte mit den ermittelten Werten der Fokus gezielt auf die Verbesserung der Lieferperformance gelegt und sowohl die interne wie externe Liefertreue spürbar verbessert werden.

 

Stammdatenpflege-Tool: Stammdaten endlich im Griff

Ausgangssituation:

Aufgrund einer besonders komplexen und mehrstufigen Fertigung (intern & extern) war die Lieferzeit für Angebote in verschiedenen Unternehmen nur noch schwer zu ermitteln. Das vorhandene ERP-System (SAP) ermittelte im Planungslauf zwar Fertigstellungstermine, die jedoch aufgrund von vielfach fehlenden und falsche Stammdaten unrealistisch waren.

Lösung:

Ein VBA-Tool bildete die Produktstruktur mit seinen Fertigungsstufen perfekt ab und ermittelte aus den hinterlegten Stammdaten für Rohartikel, Halbzeuge und Baugruppen die Lieferzeit für die Angebots- bzw. Auftragsmenge.

Effekte:

Fehlende, veraltete oder unrealistische Stammdaten (z.B.: WBZ 888 Tage, 0 Tage, usw.) wurden identifiziert und zur Korrektur an den jeweils verantwortlichen Disponenten ausgegeben. Durch die VBA-Applikation konnte die Qualität der Stammdaten deutlich verbessert werden. Auch wurde verhindert, dass Kunden mit einem nicht haltbaren Liefertermin verärgert wurden.

 

Fazit

VBA kann verschiedenartig eingesetzt werden. Profitieren auch Sie vom Mehrwert der Anwendung und reduzieren Sie den Aufwand für Routinetätigkeiten auf ein Minimum. Mit geringem Aufwand lassen sich Programme in VBA erstellen, die zeitaufwendige Routineaufgaben fehlerfrei und automatisiert ausführen. Und das Beste daran: Die Mitarbeiter können die Tools sehr schnell bedienen und die Programme auch oftmals selbst anpassen.

Übrigens, in der letzten Ausgabe 44 / Juli 2018 des IPL-Magazins haben wir Ihnen bereits das Doku-Tool vorgestellt. Ebenfalls eine VBA Anwendung. Lesen Sie hier, welche Vorteile dabei erzielt werden konnten.