IPL-Magazin 51 | April 2020 | Autor: Markus Sicheneder

Jahr für Jahr versuchen Einkäufer über alle Branchen hinweg, die Einkaufspreise weiter zu senken und dadurch Ersparnisse zu erzielen.

 

 

Markus Sicheneder

Oft wird dabei nicht berücksichtigt, dass ein nicht effizienter Einkaufsprozess auch unnötig hohe Kosten verursacht.

Für Unternehmen gilt es herauszufinden, wie ihr Einkauf im Vergleich zu anderen Unternehmen ihrer Branche performt, wo die zu erreichenden Benchmarks liegen und wie man einen Einkaufsprozess am kostengünstigsten gestaltet. Antworten hierfür liefern die jährliche Erhebung der Top-Kennzahlen im Einkauf durchgeführt zum Beispiel vom BME (Bundesverband für Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik) sowie einer Studie der HTWK Leipzig, welche in Zusammenarbeit mit der Beschaffungsplattform Mercateo entstanden ist und das Einsparpotenzial hinsichtlich idealtypischer Einkaufsprozesse untersucht.

An der im Frühjahr 2019 vom BME durchgeführten Umfrage bzgl. Kennzahlen zur Messung der Effizienz und Effektivität im Einkauf beteiligten sich zahlreiche Unternehmen aus verschiedenen Branchen und Größenklassen. Die Automotiv Branche wird aufgrund der geringen Teilnehmerzahl im Branchenvergleich in Abbildung 1 nicht gesondert dargestellt. Besonders interessant ist der Vergleich der Einkaufskosten im Verhältnis zum Einkaufsvolumen (Abb. 1). Die Kennzahl spiegelt sehr stark die Effizienz der Prozesse im Einkauf und die damit verbundenen Kosten wider. Wer hier gut performt, weist meist auch bessere Werte bei den Bestellkosten und eine schlankere Artikel- und Lieferantenstruktur auf.

 

Abb. 1: Einkaufskosten vom Einkaufsvolumen unter Kontrolle des Einkaufs, in % (Quelle: BME Studie Top Kennzahlen im Einkauf Durchschnittswerte, 2019)
Abb. 1: Einkaufskosten vom Einkaufsvolumen unter Kontrolle des Einkaufs, in % (Quelle: BME Studie Top Kennzahlen im Einkauf Durchschnittswerte, 2019)

 

Mit 1,66% hat sich der Durchschnittswert über alle Branchen im Vergleich zum Vorjahr reduziert. In den letzten Jahren bewegte sich dieser Wert immer im Bereich zwischen 1,50 und 1,70 Prozent. Auffallend sind die niedrigen Werte der Branchengruppe Chemie, Bio, und Pharma. Zur Orientierung sind die Best in Class Werte der eigenen Branche allerdings vorzuziehen (Abb.2). Top-Unternehmen erreichen hier überwiegend Werte unter einem Prozent. Liegt der Wert darüber, ist prinzipiell der Einkauf zu teuer. Zu berücksichtigen sind jedoch auch Unternehmensgröße und -struktur.

 

Abb.2: Einkaufskosten vom Einkaufsvolumen unter Kontrolle des Einkaufs, in % (Quelle: BME Studie Top Kennzahlen im Einkauf Best in Class, 2019)
Abb.2: Einkaufskosten vom Einkaufsvolumen unter Kontrolle des Einkaufs, in % (Quelle: BME Studie Top Kennzahlen im Einkauf Best in Class, 2019)

 

Eine Studie der HTWK Leipzig und der Beschaffungsplattform Mercateo untersuchte die Einkaufsprozesse für den indirekten Bedarf in deutschen Unternehmen im Jahr 2017. Unter „indirektem Bedarf“ versteht man Materialien und Dienstleistungen, die nicht direkt in den Kernwertschöpfungsprozess einfließen. Typisch für den indirekten Einkauf sind eine hohe Anzahl an Bestellprozessen mit einem jeweils relativ niedrigen Auftragswert. Es handelt sich oft um C-Artikel mit geringem Wert oder Exoten für die keine nachhaltige Lieferantenbeziehung besteht.

 

Im Rahmen der Studie wurden drei idealtypische Prozessszenarien definiert:

  1. Nicht-einheitlicher Einkaufsprozess:
    Im Unternehmen ist kein einheitlicher Einkaufsprozess definiert. Eine durchgehende elektronische Unterstützung ist dementsprechend auch nicht vorhanden.

  2. Einheitlicher, manueller Einkaufsprozess:
    Der indirekte Einkauf erfolgt nach einem unternehmensweit festgelegten Prozess. Die Ausführung ist größtenteils manuell, da eine durchgehende elektronische Unterstützung nicht existiert.

  3. Digitaler Einkaufsprozess:
    Der indirekte Einkauf erfolgt nach einem unternehmensweit festgelegten Prozess und wird (annähernd) durchgehend elektronisch unterstützt.

 

Abb.3: Durchschnittswerte pro Bestellung (Quelle: Mercateo Studie Indirekter Einkauf im Fokus, 2017)
Abb.3: Durchschnittswerte pro Bestellung (Quelle: Mercateo Studie Indirekter Einkauf im Fokus, 2017)

 

 

Fazit: Große Potenziale, wenn die Kosten richtig bekannt sind!

Eine wesentliche Erkenntnis ist, dass durch eine Vereinheitlichung die Prozesskosten steigen. Grund dafür ist, dass im formalisierten Prozess die Anzahl der Bestellungen, bei denen eine Lieferantenauswahl durchgeführt wird, um circa fünf Prozent steigt. Außerdem erhöht sich in manchen Schritten die Bearbeitungszeit, da Dokumentations- und Prüftätigkeiten zunehmen. Trotzdem ist die Vereinheitlichung durchaus sinnvoll. Nur so können Bedarfe gebündelt und Compliance-Probleme, Fehler und Durchlaufzeiten reduziert werden, was sich positiv auf die Prozessqualität auswirkt.

Allein das Szenario des digitalen Einkaufsprozesses ermöglicht niedrige Prozesskosten bei gleichzeitig hoher Prozessqualität. Ein Vorgehen zur prozessorientierten Kalkulation gibt hier Aufschluss über die tatsächlichen Kosten, die pro Bauteil oder Produktgruppe anfallen. Die klassischen Umlageschlüssel passen hier häufig nicht mehr. Die Zuordnung der Einkaufskosten ist oftmals nicht verursachungsgerecht.

Zuletzt ist hervorzuheben, dass die möglichen Einsparungen keine ergebniswirksame Größe darstellen. Gewonnen wird zunächst Bearbeitungszeit, welche dann für wertschöpfende Tätigkeiten eingesetzt werden kann. Die IPL-Gruppe hat hier Vorgehensweisen entwickelt, wie Kosten verursachungsgerecht zugeordnet und Potenziale in den administrativen Bereichen erkannt und verbessert werden können.