IPL-Magazin 46 | Januar 2019 | Autor: Dr. Matthias Pfeffer

 

So setzen Sie den richtigen Mitarbeiter an der richtigen Stelle ein

 

Dr. Matthias Pfeffer
Dr. Matthias Pfeffer

Bei der Personaleinsatzplanung ist es häufig schwierig, die einzelnen Arbeitsplätze mit den richtig ausgebildeten Mitarbeitern zu besetzen. Krankheit und Urlaubszeiten bringen oft Besetzungsprobleme, die die Qualität und Produktionsmengen beeinträchtigen. Mit der Qualifikationsmatrix behalten Sie den Überblick und können Mitarbeiter gezielt dort einsetzen, wo sie ihre Fähigkeiten am besten einbringen können.

Wer kennt sie nicht die Frage, welcher Mitarbeiter einen anderen Mitarbeiter zweitweise ersetzen oder unterstützen kann. Die Auslöser sind dabei oft dieselben: Krankheit oder Urlaub aber auch plötzlich Eilaufträge oder ein Anstieg der Nachfragemenge. Dann werden die Mitarbeiter im Geiste durchgegangen und überlegt, ob er nicht schon mal an dem Arbeitsplatz oder bei der Tätigkeit ausgeholfen hat und damit qualifiziert ist. Schnell noch kurz den Mitarbeiter befragen. Ärgerlich, wenn jetzt noch ein Schulungszertifikat, z. B. für das Schweißen qualitätssensibler Teile, abgelaufen sind.

Abhilfe schafft hier nur eine gesteuerte Qualifikationsplanung, die mit der Personaleinsatzplanung eng verwoben ist. Dabei verfolgt ein solches Planungssystem die vielfältigsten Ziele:

  • Transparenz schaffen, welcher Mitarbeiter über welche Qualifikation in welcher Ausbaustufe verfügt

  • Erkennen, welcher Mitarbeiter bei einem personellen Engpass wo eingesetzt werden kann

  • In einer vorausschauenden Planung bezüglich der Arbeitsplätze einen, auch qualifikationsbezogenen Engpass frühestmöglich erkennen

  • Die Aktualität der Qualifizierungsmaßnahmen im Blick behalten

  • Die Verbreitung bestimmter Kompetenzen erkennen und ggf. auf gezielt aufzubauen

  • Eigene Schulungen aufbauen durch entsprechend hoch qualifizierte Mitarbeiter

 

Dabei ist ein solches Planungssystem kein aufwendiges IT-Werkzeug. In ein paar Schritten können Sie sich mit Hilfe von Excel eine eigene Qualifikationsmatrix für Ihre Produktion aufbauen.

 

Schritt 1: Erfassen der Mitarbeiter und Arbeitsplätze

Sie beginnen mit einer Mitarbeiterliste aller Ihrer Mitarbeiter in der Produktion. Stellen Sie die Mitarbeiter den Arbeitsplätzen, die Sie in Ihrer Produktion haben, gegenüber und vermerken Sie, ob der Mitarbeiter qualifiziert ist, die Tätigkeiten an dem jeweiligen Arbeitsplatz auszuüben. Ein kleines Beispiel soll das verdeutlichen: Herr Meier ist qualifiziert, an Fräsmaschinen des Typs XY zu arbeiten. Er verfügt über tiefgreifende, geschulte Fähigkeiten beim Einrichten, Rüsten, Störungsbehebung und Produzieren (Qualifikationsniveau 4). Herr Schulze ist nur unterwiesen im Umgang mit der Maschine XY. Er kann produzieren und beim Rüsten unterstützen (Qualifikationsniveau 1).

 

Schritt 2: Erfassen der Planzahlen

Aus der Auftragsvorschau Ihrer Produktion können Sie für die nächsten Wochen einen Plan ableiten, wie viele Mitarbeiter Sie für welche Tätigkeiten benötigen. Dabei ist es wichtig, dass Sie die einzelnen Tätigkeiten und die benötigten Qualifikationen berücksichtigen. So erkennen Sie, ob Sie ausreichend Personal z. B. für das Rüsten von Maschinen aber auch die Störungsbeseitigung haben.

 

Schritt 3: Ableiten der Personal- und Qualifikationsplanung

In Schritt 1 und 2 haben Sie die Grundlagen für die eigentliche Planung geschaffen. Jetzt geht es darum, Schicht und Personaleinsatzpläne zu erstellen. Im Gegensatz zu früher planen Sie jetzt nicht nur aus Kapazitätssicht , sondern berücksichtigen auch die Qualifikationen. Das bewahrt Sie vor bösen Überraschungen. Erkennen Sie jetzt ein Qualifikationsdefizit bestimmter Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter, so können Sie rechtzeitig Qualifizierungsmaßnahmen anstoßen. Das können externe Schulungen sein, aber auch das Weitergeben von Wissen durch sehr gut qualifizierten Mitarbeiter. Da jeder Mensch auch mal etwas vergisst, sollten Sie den Zeitpunkt der letzten Schulung in den Tabellen hinterlegen. Ist die Schulung bereits länger her, so empfiehlt sich eine Nachschulung bzw. das langsame Zurückstufen des Qualifikationsniveaus.

Parallel müssen Sie auch verbindliche Termine für Nachschulungen festhalten, um zu vermeiden, dass plötzlich Mitarbeiter per Gesetz oder Verordnung nicht mehr ausreichend geschult sind. Hier ist eine Voraussicht ebenfalls wichtig.

Abb. 1: Beispielhafte Qualifikationsmatrix
Abb. 1: Beispielhafte Qualifikationsmatrix

 

Das Beispiel zeigt 3 Mitarbeiter eines Bereiches mit unterschiedlichen Qualifikationen. Die Qualifikationen werden mit Hilfe von Qualifikationsniveaus eingestuft. Dabei können die Einstufungen frei gewählt werden, z.B.:

  1. einfache Grundkenntnisse (angelernt, benötigt noch Hilfe eines Kollegen) – Neuling,

  2. selbstständiges Arbeiten möglich (einfach und mittlere Aufträge sind ohne Hilfe bearbeitbar; Umrüsten möglich) – Mitarbeiter mit Berufserfahrung,

  3. umfassende und tiefgreifende Kenntnisse – Mitarbeiter mit hoher Berufserfahrung,

  4. ausgesprochen umfassende und tiefgreifende Kenntnisse, kann das Wissen auch an andere weitergeben – Mitarbeiter mit hoher Berufserfahrung; Trainer / Coach.

 

Die Ermittlung der Anzahl der Mitarbeiter nach Qualifikationsniveaus ermöglicht die Planung des Mitarbeiterbedarfs unter Berücksichtigung der Qualifikation. In dem Beispiel steht kein Mitarbeiter mit tiefgreifenden Kenntnissen im Bereich Elektrodenstrahlschweißen zur Verfügung. Wird diese Kenntnis jedoch benötigt, so muss ein entsprechender Mitarbeiter aus einem anderen Bereich eingesetzt werden. Entsteht der Bedarf erst mittelfristig, so bestünde noch die Möglichkeit, einen Mitarbeiter dahingehend zu qualifizieren.

In einer zweiten Tabelle können Sie nun Termine von Schulungsmaßnahmen pflegen. Es bietet sich an, den letzten Schulungstermin je Mitarbeiter und Qualifikation sowie den nächsten geplanten Termin zu pflegen. So behalten Sie auch den terminlichen Überblick über die Qualifikationen. Rücken kommende Termine näher, so können diese farblich markiert werden. Ist die letzte Schulung schon länger her, so wird dieses entsprechend rot markiert. Planen Sie Schulungen im Voraus und in Abstimmung mit dem kapazitiven und Qualifikationsbedarf der Produktion.

 

Fazit: Nutzen der Qualifikationsmatrix

Die Qualifikationsmatrix zeigt Ihnen sowohl welche Prozesse bzw. welche Maschinen nur kritisch besetzt werden können, als auch die Qualifikation von einzelnen Personen. Diese können sowohl für die Zielvereinbarung von einzelnen Mitarbeitern und für die Zielvereinbarung von Führungskräften hergenommen werden, die ein definiertes Qualifikationsniveau erreichen müssen, um eine Prozessstabilität zu erreichen.