IPL-Magazin 44 | Juli 2018 | Autor: Kim Häring

Auftragsbearbeitung und Dokumentationswesen


Kim Häring
Kim Häring
Insbesondere in der Investitions- und Gebrauchsgüterindustrie ist die technische Dokumentation nicht nur ein schmuckes Beiwerk oder gar eine Freizeitlektüre. Sie ist elementarer Vertrags- und Leistungsbestandteil und trägt zur Projektwertschöpfung bei. Gleichwohl kann sie, im Fall, dass sie nicht rechtzeitig und/oder wie vereinbart geliefert wird, zum Scheitern der Übergabe an den Kunden führen, nebst eingängiger Konventionalstrafe oder gar der Annahmeverweigerung.

Dieser Brisanz musste sich auch ein international agierender Anlagerbauer stellen, den wiederholt Projekte aufgrund einer nicht konsequent geführten technischen Dokumentation in Bedrängnis gebracht haben. Mit der IPL Beratung wurde die Situation analysiert und eine Lösung erarbeitet. Dabei ist zunächst zu betrachten, welche Projektschritte zu dokumentieren sind, um den Aufwand und die Terminierung hinsichtlich der Meilensteinplanung abschätzen zu können.
 
 
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Abb. 1: Dokumentation in den Projektphasen
 
 
 
Das Dokumentationsmanagement als notwendiges Übel im Anlagenbau zu betrachten, ist deutlich zu kurz gedacht. Als Teil des Projektmanagements und des Qualitätsmanagements kann die technische Dokumentation ebenso ein Leitfaden sein. Sie setzt schon vor der Angebotsphase ein, wenn Systemanforderungen & Kundenwünsche bzw. Lieferstandards & Leistungskataloge zwischen den Verhandlungspartnern ausgetauscht werden und endet erst mit der Übergabe im Einsatz- bzw. Ausfertigungszustand (As Built) an den Kunden.

Wie im Anlagenbau typisch, zeichnen sich auch die Produkte unseres Kunden durch eine hohe Anpassung an Kundenbedürfnisse aus. Dabei muss eine Vielzahl an einzelnen Gewerken und Baugruppen inkludieren werden. Eine sauber geführte Dokumentation ist hier der Schlüssel im Projektmanagement. Da auf dem Markt verfügbare DMS-Standardprogramme (DokumentenManagementSysteme) nicht die notwendigen Funktionalitäten boten, entwickelte die IPL-Beratung auf Basis von Visual Basic und unter Einbeziehung aller relevanten Microsoft Office Anwendungen sowie dem Acrobat Format .pdf eine perfekt auf die Bedürfnisse zugeschnittene Applikation.

Es ist ein Dokumentationsverwaltungssystem entstanden, welches die Mitarbeiter in der Dokumentationsabteilung, im Projektmanagement und den jeweils beteiligten Fachabteilungen unterstützt und eine lückenlose Projektdokumentation nebst teil- & vollautomatisierten Prozessschritten bietet.

So lassen sich in allen Projektphasen Zeit, Kosten & Qualität planen und überwachen. Unangenehme Begleiterscheinungen wie Zusatzkosten für z.B. verschobene Meilensteine und zusätzlich benötigtes Personal oder gar das Ausbleiben eines Zahlungseingangs, welcher an die Meilenstein-Dokumentation gekoppelt ist, entfallen.

 

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Abbildung 2 : Mit einem Management Board haben Sie das gesamte Projekt im Blick

 

Während eines Projekts stellt die Projektdokumentation nun die zentrale Kommunikationsplattform zwischen Auftraggeber, Auftragnehmer und Lieferanten dar. Document Controller sichten, sichern und verteilen die Dokumente in der Applikation.

Viele reproduzierbare Tätigkeiten übernimmt die VBA-Anwendung jedoch auch eigenständig, wie das Umbenennen von Dokumenten nach einem definierten Dokumentenschlüssel, das korrekte Ablegen der Dokumente und das Versenden von E-Mails mit Anhängen an Lieferanten, Kunden, interne Abteilungen etc.

Die Kostenerfassung im Dokumentationswesen beruht darüber hinaus nicht mehr auf Schätzwerten der Gemeinkosten, sondern sind durch die Transparenz bewertbar und zukünftig direkt zuweisbar. Dadurch kann auch der ermittelte Angebotspreis nahezu eingehalten werden. Des Weiteren ist eine abgestimmte Ressourcen- und Meilensteinplanung möglich.

Funktionsweise:

In einer übersichtlich gestalteten Eingabemaske, trägt der Document Controller in der Vor-Angebotsphase die bereits bekannten Informationen ein. Es wird zwischen verschiedenen Komplexitätsgraden ausgewählt und das jeweilige Projektteam zusammengestellt. Diese Daten

 

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Abb. 3: Eingabemaske Doku-Tool

 

Aus einem definierten Pool mit allen verfügbaren Dokumenten, der Master-Dokumentenliste, können nachfolgend die benötigten Dokumente ausgewählt werden. Eine Vorauswahl, auf Basis von eingestellten Erfahrungswerten, stellt das System zusammen.

Zusätzlich benötigte Dokumente können, sowohl zum jeweiligen Projekt wie auch zur Master-Dokumentenliste, hinzugefügt werden.

Anhand einer zugrunde gelegten Projektdauer und definierten Meilensteinen plant das Doku-Tool den Dokumentenfluss an Kunden, Lieferanten und interne Abteilungen (z.B: Konstruktion, QS, Projektleitung, Document Controlling, Vertrieb, etc.) zur Bestätigung (for confirmation) oder Sichtung (for information) inkl. Revisionsstand. Je nachdem, welchen Status das Dokument erhält, wird es zur Meilenstein-Dokumentation / Abschlussdokumentation („Final“ oder „As Built“) hinzugefügt oder verbleibt intern. Die Fälligkeit von Dokumenten der einzelnen Gewerke lässt sich über eine Reportingfunktion steuern. Bei Überfälligkeit generiert das Doku-Tool eigenständig E-Mail Reminder und informiert das Projektteam über den Verzug. Dadurch ist das Doku-Tool die notwendige Kommunikationsgrundlage bei Abstimmungen mit Kunden, Lieferanten und den internen Abteilungen sowie im Projektteam. Ein weiterer Vorteil der Applikation ist, dass Erfahrungen mit dem Umgang der einzelnen Dokumente aktiv für weitere Projekte genutzt werden können, indem die Auswahlparameter angepasst werden. Das Zusammenfügen von Dokumenten (.pdf, Word, Excel, etc.), das korrekte Benennen, Registrieren, Versionieren und Archivieren unterstützt die Document Controller aktiv und erleichtert Ihnen dadurch die Arbeit. Sie übernehmen zunehmend die formale Dokumentenprüfung, den Vergleich mit Projektvorgaben und die Reklamation/Anforderung nicht korrekt ausgefüllter Dokumente.


Funktionsumfang:

  • Zusammenführung sämtlicher Informationen bezüglich der Dokumentation auf Projektebene inkl. standardisierter Nomenklatur für Verlinkung & Speicherung der technischen Dokumente
  • Basierend auf der Projektphase „Bid-Phase“ (Pitching) oder „Execution-Phase“ (Projektstart) --> Aktivierung zusätzlicher Funktionen
  • Projektspezifische Anpassungsmöglichkeiten der Dokumentation an Kundenwünsche
  • Kommentierungsmöglichkeiten für externe Dokumente jeder Review-Runde bis die Dokumente „approved“ sind
  • Vollautomatisierter E-Mail-Verkehr (interne & externe) an definierte Empfängerkreise
  • Vollautomatisierte Analyse der Daten zum jeweiligen Projekt und Controlling über Deadlines, Performance-Werte, anstehende Aufgaben, Dokumente mit Review-Status, etc.


Vorteile:

  • Größtenteils vollautomatisierter Workflow
  • Alle involvierten Personen können den Verlauf bzw. die Aufgaben in Bezug auf die Dokumente des jeweiligen Projektes einsehen
  • Ebenso können interne & externe Deadlines für die benötigten Dokumente überwacht und die Effizienz einzelner Abteilungen, Mitarbeiter und der Kunden analysiert werden
  • Standarisierte Kommunikation innerhalb des Projektteams
  • Workflow zur Erstellung von kundenspezifischen Templates
  • Klare Definition der Zuständigkeiten
  • Projektsteuerungsmöglichkeiten


Einsparpotenzial:

Neben den Vorteilen einer hohen Prozessstabilität und Einfachheit ergeben sich durch das Doku-Tool weitere Einsparpotentiale in Bezug auf den Personalbedarf für Bearbeitungs- und Suchzeiten (-60%) sowie bei Kosten für eigenverschuldete Pönalen. Weitere Potenziale sind:

  • Vermeidung von Doppelarbeit
  • Frühzeitige Definition der Leistungsumfänge -> weniger Nacharbeit und Vermeidung von Missverständnissen
  • Erschaffung von Transparenz: Status Monitoring von Projekten (weniger Arbeit für den Projektmanager / Document Controller)


Fazit

Das von der IPL-Beratung entwickelte Doku-Tool stellt unserem Kunden ein perfekt abgestimmtes Dokumentenmanagement- & Projektmanagementsystem zur Verfügung, anhand dessen die Meilensteinplanung aktiv gestaltet werden kann.

Drohende Lieferverzögerung können so frühzeitig erkannt und abgewendet werden.