IPL-Magazin 31 | April 2015 | Autor: Dr. Roland Scherb

Produktion, Logistik, Qualitätsmanagement etc.! In jedem Bereich gibt es Kennzahlen und einige davon sind besonders gewichtet. Kennzahlen werden oft mit KPI abgekürzt, welches „Key Performance Indicatore“ bedeutet.

Dr. Roland Scherb, MBA

Kennzahlen sind betriebswirtschaftliche Größen, durch welche der Auftraggeber den Fortschritt sowie den Erfüllungsgrad in Abhängigkeit der Zielsetzung, erkennen bzw. messen kann. Die korrekte Zielsetzung ist oftmals an kritische Erfolgsfaktoren innerhalb der Prozessabläufe gebunden, um entsprechende Rückschlüsse zu erlauben.Grundsätzlich soll eine Kennzahl als Grundlage einer Entscheidung dienen und dem Auftraggeber eine Kontrolle, sog. Soll-Ist-Vergleich, ermöglichen. Hieraus wird eine Problemerkennung abgeleitet, woraus Maßnahmen ergriffen werden können sowie einer bestehenden Dokumentationspflicht gerecht werden. Die Kennzahl ist in diesem Szenario die einfache Form zur Darstellung der Unternehmensziele, was die Thematik jedoch sehr anspruchsvoll macht. Unternehmen mit einem bestehenden Qualitätsmanagementsystem haben aus der DIN EN ISO 9001:2008 die Aufgabe, Prozesse zu überwachen und zu messen. Im Kapitel 8.2.3 heißt es hierzu: „Die Organisation muß geeignete Methoden zur Überwachung und falls zutreffend, Messung der Prozesse des Qualitätsmanagementsystems anwenden.“ Im Automotivebereich wird dies durch die ISO 16949 noch verstärkt. Ein geeignetes QM Werkzeug ist der PDCA Zyklus. Anhand dieses ist es möglich, die Wirksamkeit von Maßnahmen durch Kennzahlen im Check Bereich zu erledigen. Entsprechend QM-Norm: „Die Organisation muss geeignete Daten ermitteln, erfassen und analysieren um die Eignung und Wirksamkeit … darzulegen und zu beurteilen.“. Kennzahlen gibt es unzählig viele, je nachdem, welcher Bereich betrachtet werden soll.

Nachfolgend eine Auswahl gängiger Kennzahlen:
 
  • ROI
  • Nacharbeitsquote
  • Prozessfähigkeitsindex
  • Mitarbeiterproduktivität
  • Kapitalumschlag
  • Lagerumschlag
  • Umsatz je Beschäftigter
  • Umsatz je Vertriebsperson
  • Effektivität
  • Rüstgrad
  • Maschinenfähigkeitsindex
  • Ausschussquote
  • Reklamationen
  • u.v.m.


Was sind dann die „Top 10“ Kennzahlen?

Die Antwort hängt von Ihrem Unternehmen, den Unternehmenszielen und der Unternehmenspolitik ab. In der Praxis werden im Unternehmen, angefangen vom Controlling bis hin zum Facility-Management, wie besessen Zahlen gesammelt, welche niemals auf Sinnhaftigkeit geprüft werden. Elektronische Unterstützungsmedien erleichtern diesen Auswuchs noch und erschweren oft eine sinnvolle Kennzahlensteuerung. Im schlimmsten Fall sind dann oft ein Großteil der gesammelten Kennzahlen irrelevant und bringen die Unternehmung nicht weiter. Im Gegenteil, der Aufwand diese Zahlen zu erheben, zu verwalten und auszuwerten, bindet wertvolle Ressourcen. Erfolgt eine manuelle Datenerfassung, potenziert sich die Auswirkung. Bei der Bewertung der Kennzahlen stehen diese oft untereinander in Widerspruch; beispielsweise die Durchlaufzeit zur Termintreue, oder der Lagerbestand zur Wiederbeschaffungszeit.

Kennzahlen müssen auf das Unternehmen und dessen Ziele abgestimmt sein und nicht isoliert für sich stehen. Spätestens wenn Wirkungsursachen zu analysieren sind, können Kennzahlen als Beleg für die Bestätigung von Hypothesen verwendet werden. Der Aufbau eines Kennzahlensystems muss den SMART- Regeln entsprechen. Analog müssen die Ziele definiert sein! Aus diesem Grunde ist es nicht möglich, eine allgemeine Top-Ten der Kennzahlen zu bestimmen!

Das Will-Rogers-Phänomen oder misstrauen Sie steigenden Durchschnitten!


Das Will-Rogers-Phänomen bezieht sich auf die Probleme der Mittelwertbildung und kann Kennzahlensysteme und deren Bewertung in Frage stellen. Will Rogers war ein Komiker aus den USA und er meinte: „When the Okies left Oklahoma and moved to California, they raised the average intelligence level in both states. (deutsch: „Als die Einwohner von Oklahoma nach Kalifornien umzogen, hoben sie die durchschnittliche Intelligenz in beiden Staaten an.)“

Stellen Sie sich vor, Sie haben zwei Abteilungen, die den Verkauf von Ihren Produkten / Dienstleistungen annehmbar, aber nicht begeisternd, durchführen. Daher sind Sie auf der Suche nach einem neuen Leiter der beiden Abteilungen und stellen bei einer Erhöhung der Verkäufe auch einen sehr guten Bonus in Aussicht.

Die bisherigen Zahlen der beiden Abteilungen waren folgendermaßen:

Abbildung 1: Durchschnittlicher Verkaufserfolg von zwei Vertriebsabteilungen vor der Umorganisation

Nun stellen Sie einen neuen Leiter ein und geben zur Aufgabe, den Verkaufzu erhöhen.

Der neue Leiter spricht mit den Mitarbeitern und versucht einen Überblick zu erhalten. Offensichtlich ist eine Verbesserung der Verkäufe relativ schnell möglich und der neue Leiter führt Veränderungsmassnahmen ein. Sein Report nach drei Monaten:

Abbildung 2: Durchschnittlicher Verkaufserfolg von zwei Vertriebsabteilungen nach der Umorganisation

Die Kennzahl der Verkäufe pro Monat ist nach Einstellung des neuen Leiters deutlich verbessert worden und der vereinbarten Bonuszahlung steht nichts im Wege.

Der schnelle Effekt der Verbesserung konnte erzielt werden durch eine einfache, statistische Maßnahme. Die Kennzahl hat sich verbessert und, um dies zu verdeutlichen, nachfolgend die Lösung:

Ursprüngliche Situation:


Abbildung 3: Durchschnittlicher Verkaufserfolg von zwei Vertriebsabteilungen vor der Umorganisation im Detail


Der neue Leiter hat es geschafft, die Verkäufe pro Monat in beiden Abteilungen zu erhöhen, ohne dass ein einziges Produkt mehr verkauft wurde.

Die Lösung:


Abbildung 4: Durchschnittlicher Verkaufserfolg von zwei Vertriebsabteilungen nach der Umorganisation im Detail

Dieses Beispiel verdeutlicht das Will-Rogers-Phänomen und die Problematik mit Kennzahlen.

Oftmals werden Umschichtungen vorgenommen. Diese verändern die gesamte Situation jedoch nicht. Daher die eingangs festgestellte Bemerkung zu Kennzahlen.

Eine Top 10 gibt es nicht!

Verwenden Sie Kennzahlen, die auf Ihr Unternehmen zutreffen und entsprechend den Zielen und der Politik ausgerichtet sind.

Achten Sie bei der Bewertung auf solche „Statistikausreißer“ und Sie werden die Wirksamkeit deutlich steigern, evtl. sogar durch den Abbau einiger vorhandener Kennzahlen.