IPL-Magazin 13 | Oktober 2010 | Autor: Prof. Dr. Siegfried Augustin, Prof. Dr. Elisabeth von Hornstein

 

Funktions-/ Stellenbeschreibung

  1. Erwartungen (Ziele) der Funktion
  2. Mit den Hauptaufgaben verbundene wesentliche Kompetenzen (inhaltlich, finanziell)
  3. Pflichten/Verantwortung
  4. Wesentlichste Arbeitsaufgaben (Haupt-, Führungs-, Ausführungsaufgaben)
  5. Organisatorische Einbindung

    - Vorgesetzter
    - Unterstellte
    - Stellvertretung

 


Die verstärkte Kundenorientierung führt bei vielen Unternehmen (Industrie, Dienstleistung und Handel) zu Überlegungen, wie man sich den Anforderungen und Wünschen der Kunden möglichst anpassen könnte - qualitativ, quantitativ und zeitlich. Denn dass die Kunden sich den Unternehmen anzupassen haben, das ist wohl nur mehr vereinzelt ein gangbarer Weg, vor allem keiner, der zu nachhaltiger Kundenzufriedenheit oder gar Kundenbindung führt.

Um in einer Situation, in der sich die Anforderungen ungleichmäßig über die Zeitachse verteilen, die eigene Wettbewerbsposition zu halten oder zu verstärken, greift man häufig zum Einsatz von Zeitarbeitskräften, wodurch es möglich wird, gewissermaßen mit den Kundenanforderungen "mitzuatmen".

Damit kann das "5 R"- Prinzip auch mitarbeiterbezogen realisiert werden:
 

  • Die richtigen Mitarbeiter
  • an der richtigen Stelle bzw. Position
  • zum richtigen Zeitpunkt und während des richtigen Zeitraums
  • in der richtigen Qualifikation
  • in der richtigen Kapazität.


Die Spezifikation "richtig" jeweils klar zu definieren, ist die Voraussetzung, um von Zeitarbeitsunternehmen die richtigen Mitarbeiter zu bekommen. Dies ist jedoch Teil der Personalplanung und unterscheidet sich nicht wesentlich von der Planung fest eingestellter Mitarbeiter.

Mit einer Ausnahme: Werden nun Zeitarbeitskräfte von einer Zeitarbeitsfirma zur Verfügung gestellt, so ist das Unternehmen bestrebt, den Zeitraum zwischen der "körperlichen Verfügbarkeit" der Zeitarbeitskraft und ihrer vollen Einsatzfähigkeit möglichst kurz zu halten. Dieser Zeitraum wird gemeinhin Einarbeitungszeit genannt und gilt fälschlicherweise als unproduktiv bzw. als "Verschwendung". Natürlich ist diese Einarbeitungszeit auch bei fest eingestellten Mitarbeitern ein Thema, der Aspekt des "Aufbauens" und des Einsatzes von Trainee-Programmen etc. ist bei Zeitarbeitskräften jedoch nicht relevant.

Die zentrale Frage ist nun: Wie lässt sich die Einarbeitungszeit so kurz halten, dass einerseits die Zeitarbeitskräfte schnell und sicher die Aufgaben übernehmen können, für die sie vorgesehen sind- dies drückt sich in der leider selten gemessenen Mitarbeiterzufriedenheit dieser Gruppe aus -, und dass andererseits dafür gesorgt wird, dass der Aufwand zur Herstellung der notwendigen Einarbeitungsqualität sich in wirtschaftlichen Grenzen bewegt. Dies wird mit Sicherheit auch von der Gesamtdauer des geplanten Einsatzes abhängen. So wird es wenig sinnvoll sein, eine Zeitarbeitskraft, die für zwei Monate verpflichtet wird, drei Wochen lang einzuarbeiten.

Entscheidend ist, wie genau eine Zeitarbeitskraft den Anforderungen des Unternehmens entspricht. Das Zeitarbeitsunternehmen wird einerseits bestrebt sein, ihren Kunden zufriedenzustellen, andererseits aber auch, ihr Arbeitskräftepotential auszuschöpfen.

Daraus kann ein Delta zwischen angefragter und angebotener Qualifikation entstehen.

Die zentralen Zielsetzungen für eine Einarbeitung sind somit


1. Größtmögliches "Matching", also passgenaue Übereinstimmung der Qualifikation des Mitarbeiters mit der vom
    Unternehmen bzw. der Aufgabe geforderten Qualifikation.


2. Erreichung diese passgenauen Zustandes in möglichst kurzer Zeit.
 

Bei der Einarbeitung von Mitarbeitern jeglicher Art "Cost cutting" betreiben zu wollen, ist in der Regel kontraproduktiv, weil sich dies in schlechter Arbeitsqualität niederschlägt. Als Methode zur schnellen und sicheren Einarbeitung erweist sich das Prozessmanagement als zielführend, und zwar in zweierlei Hinsicht: Die Einarbeitung selbst ist ein Prozess, der bewusst gestaltet werden kann und muss.

Innerhalb dieses Prozesses kann die Prozesslandschaft des Unternehmens - so es sie gibt - zur beschleunigten Abwicklung herangezogen werden.

Der Einarbeitungsprozess besteht aus vier Teilprozessen:

  1. Zeitarbeitskräfte informieren
  2. Zeitarbeitskräfte integrieren
  3. Für Identifikation mit dem Unternehmen sorgen
  4. Reflexion beim Beenden des Arbeitsverhältnisses


Zu 1.
Die rascheste Information über die Aufgabe(n) der Zeitarbeitskraft kann über die unternehmensinternen Prozessbeschreibungen erfolgen, mit denen im allgemeinen auch die Stellenbeschreibungen verknüpft sind. Hier sind nicht nur die fachlichen Inhalte beschrieben, sondern auch die Vorgänger und Nachfolger im Prozess, sowohl in Form von Prozessschritten als auch in Form der ausführenden Personen. Die neue Zeitarbeitskraft weiß, mit wem sie kommunizieren muss. In dieser Phase des Einarbeitungsprozesses lässt sich genau feststellen, wo ggfs. hinsichtlich der fachlichen Qualifikation nachgearbeitet werden muss. Als Instrumente haben sich insbesondere das persönliche Gespräch mit den künftigen Kollegen in Kombination mit Einführungsschriften, Pflichtenheften und Check-Listen bewährt.

Zu 2.
Das Wissen um die Inhalte der eigenen Aufgabe(n) und die der Kollegen im Prozess ist die ideale Voraussetzung für die Integration der neuen Zeitarbeitskraft. Integration bedeutet in diesem Zusammenhang die Kenntnis der Ziele des Prozesses, in dem sie arbeitet, die Kenntnis der Teilziele der Prozesspartner und des eigenen Beitrages zur Erreichung der Prozessziele. Ferner umfasst die Integration die Klärung, wofür die Zeitarbeitskraft verantwortlich ist, welche Methoden und welche Werkzeuge sie einsetzen muss und wie sie hinsichtlich Informationsversorgung eingebunden sein muss.

Zu 3.
Durch die Vermittlung der Ziele und des Verständnisses der Gesamtziele und der Werte des Unternehmens (z.B. Qualität als oberster Wert) wird - selbst bei einem kurzfristigen Einsatz- eine Identifizierung einer Zeitarbeitskraft mit dem Unternehmen herbeigeführt. Entscheidend für diesen "Qualitätssprung vom bloßen Leiharbeiter zum temporären Mitarbeiter" ist es, dass es für den Einarbeitungsprozess einen Prozessverantwortlichen im Unternehmen gibt, der sich intensiv mit den neuen Zeitarbeitskräften befasst. Es ist damit eine für beide Seiten interessante Option eines erneuten Einsatzes oder sogar einer späteren Übernahme in den Mitarbeiterstamm des Unternehmens verbunden. Auch die Zeitarbeitsfirma hat Interesse an guten Leistungen der vermittelten Zeitarbeitskraft.

Zu 4.
Aus diesen Gründen sollte bei der Beendigung des Arbeits-verhältnisses eine Reflexion des Einsatzes und der von beiden Seiten gemachten Erfahrungen stattfinden. Je nach Firmenkultur der Zeitarbeitsfirma kann auch ein Vertreter diese Firma einbezogen werden.

Diese Reflexion bietet die Möglichkeit eines gegenseitigen Feedbacks, durch das sowohl die Zeitarbeitskraft als auch das Unternehmen selbst lernen können. Außerdem bietet sich für das Unternehmen die Chance, Eindrücke und Vorschläge aus einer quasi-internen, aber nicht betriebsblinden Perspektive zu erhalten.

 


Kontakt zu den Autoren:

Univ.-Prof. Dr. Siegfried Augustin
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80796 München
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