IPL-Magazin 35 | April 2016 | Autor: Dr. Matthias Pfeffer


Checkliste Stammdatenmanagement


Dr. Matthias Pfeffer

Das ist im weitesten Sinne auch richtig, allerdings stellt Ihre EDV-Abteilung lediglich die Systeme zur Verfügung, um die Daten zu erfassen und zu speichern. Die Pflege bleibt bei den operativen Bereichen quer durchs Unternehmen. Aber wie geschieht das und wer trägt hier die Verantwortung?
 
Produktion als Datennutzer

Gerade die Produktion – als eine der am genauesten messbaren Bereiche – benötigt viele Daten bzw. die damit verknüpften Informationen. Daten von Mitarbeitern, Maschinen, logistische Daten, Daten von Produkten, Zeiten o.ä. müssen permanent erfasst werden, um für Planung und Optimierung zur Verfügung zu stehen.

Die Auswertung dieser Daten soll dann Entscheidungen vorbereiten oder Verbesserungsmaßnahmen sichtbar machen. Doch wie gut sind die Messergebnisse wirklich? Wie gut lassen sich die Daten verwenden für eine Kurz-,  Mittel- oder Langfristplanung?
 
Falsche oder unvollständige Daten sind wertlos

Fehlende oder falsche Daten haben oftmals zur Folge, dass die Informationen nicht oder nur bedingt ausgewertet werden können. Nicht selten kommt es sogar vor, dass durch falsch hinterlegte Daten sogar falsche Entscheidungen getroffen werden. Stellt man sich nun die Frage nach dem Warum, so haben wir immer wieder festgestellt, dass mangelnde Datenpflege zum Einen aus Bequemlichkeit, aber zum Anderen auch aus Unwissenheit geschieht. Oftmals ist der Erfasser der Daten nicht unbedingt der spätere Nutzer und Auswerter der Inhalte. Damit ist auch eine Festlegung der Verantwortlichkeit schwierig. Entdeckt man solche Fälle, so wird oftmals systemseitig versucht, die Eingabe der Daten zu erzwingen, z.B. durch definierte Pflichtfelder, ohne die eine Weiterbearbeitung nicht möglich ist oder durch die automatisierte oder teilautomatisierte Erfassung.
 
Dies führt häufig dazu, dass viel Energie in die Erfassungslogik gesteckt wird. Aus einem Optimierungsproblem der Produktion wird somit schnell ein IT-Projekt, welches nun versucht, möglichst vollständig an die Daten heran zu kommen. So werden Pflichtfelder in Systemen definiert, die die Mitarbeiter nicht selten mit ‚Fantasiewerten’ füllen, um ein Weiterkommen im Programm zu erlangen. Gepflegt werden diese Daten dann so gut wie nie.
 
Subsysteme als Retter in der Not

Viele Mitarbeiter bzw. Abteilungen führen noch Zusatztabellen, in denen die wichtigsten Daten erfasst werden, die für das eigene Arbeiten relevant sind. Um ein Beispiel zu nennen, finden wir häufig Tabellen mit Wiederbeschaffungszeiten und weiteren Konditionen in den Planungsabteilungen, die eigentlich auch alle in den entsprechenden Systemen erfasst werden könnten. Allerdings ist die Aufnahme und Pflege sehr aufwendig, da man für die Erfassung und Pflege mehrere Bildschirmmasken (pro Wert) öffnen und wieder schließen muss. In einer übersichtlichen Excel-Tabelle geht das natürlich viel einfacher. Wenn jemand im Unternehmen ebenfalls diese Daten benötigt, muss derjenige direkt in den Fachabteilungen nachfragen. Das kostet Zeit und Geld. In den Produktionsprozessen würden wir hier von reiner Verschwendung reden, in der Administration scheint dies aber ein normales Vorgehen.

Das ganze Ausmaß wird erst dann sichtbar, wenn man wirklich Auswertungen über alle Daten macht und dann erfährt, dass die Lieferzeiten nicht bei allen Lieferanten so schlecht ist und dass die hinterlegten Rüstzeiten ja schon lange nicht mehr stimmen. Es wird zwar noch vom System damit geplant, aber die Planung wird ja auch ignoriert...

Ihre IT-Abteilung kann dieses Problem nur bedingt lösen. Denn wenn die Datenverantwortlichkeit nicht klar geregelt ist bzw. nicht defniert ist, wer die Daten für welchen Zweck benutzt, wird eine strukturierte Auswertung nur mit vielen Annahmen möglich sein.
 
Was können Sie tun?    
Bevor Sie also ein IT-Projekt zwecks Datenqualität starten, gehen Sie folgende Punkte mit den betroffenen Fachabteilungen durch.
 
1. Erstellen Sie ein Anforderungsprofil
Zunächst erstellen Sie ein Anforderungsprofil für die Daten jeder Abteilung, welche Informationen aus dem System benötigt. Jede Abteilung stellt die Daten zusammen, die Sie aus Ihrer Unternehmens-/Planungssoftware (oder auch woanders her) benötigt zusammen und definiert den Verwendungszweck. Dieser kann z.B. für Planung, Steuerung, Kennzahlenauswertung sein.  Oftmals können aus bestehenden Subsysteme bessere Informationen abgeleitet werden, als aus den originären Systemen selbst. Prüfen Sie deshalb auch, welche eigene Excel-Tabellen oder andere Informationssammlungen vorhanden sind.
 
2. Analysieren Sie die Herkunft    
Stellen Sie sicher, wo die Daten, die benötigt werden, herkommen. Sind die Daten überhaupt vorhanden? Können diese aus den bestehenden Systemen ausgelesen bzw. erfasst werden? Woher beziehen die Fachabteilungen die Daten heute und wie werden diese gepflegt (Anpassung im System oder eigene Excel-Tabelle)?
 
3. Definieren Sie die Verantwortlichkeit    
Für jedes Datum im System oder einer andere Herkunftsquelle muss eine Datenverantwortlichkeit festgelegt werden. Doch hier sollten Sie aufpassen, ob derjenige, der z.B. die Eingabemaske bedient auch die Information zum Befüllen der Felder vorliegen hat. Demnach stellen sich hier 2 Fragen: 1. Wer erfasst die Daten? 2. Wer liefert die Daten? Hier ist ebenfalls wichtig zu unterscheiden, wer die Daten im weiteren Verlauf pflegt. Auch hier können die Verantwortlichkeiten wechseln.
 
4. Prüfen Sie Vereinfachungen    
Daten werden ungern gepflegt, weil die Eingabe oftmals sehr aufwändig ist. Prüfen Sie, ob die Erfassung durch Import von Dateien möglich ist oder ob vereinfachte Eingabemasken in Tabellenform in Ihrem System möglich sind. Frühestens ab diesem Schritt wird die Stammdatenpflege zum IT-Projekt!