IPL-Magazin 24 | Juli 2013 | IPL Gastautor: Stefan Zimmermann, Leanflex Organisation & Logistik GmbH

Leanflex Organisation & Logistik GmbHRelevanzbetrachtung integrierter Qualitätsmanagementsysteme am Beispiel der Leanflex Organisation & Logistik GmbH


Stefan Zimmermann, Prokurist in der Geschäftsleitung, Leanflex Organisation & Logistik GmbHAls inhabergeführtes Logistikunternehmen bietet die Leanflex Organisation & Logistik GmbH seit 1994 umfassende Lösungen in den Bereichen Logistik, Transport und Supply Chain Management an. Mit der Einführung eines integrierten Qualitätsmanagementsystems mit anschließender Zertifizierung nach ISO 9001 im Jahr 2006 setzte unser Unternehmen den Startschuss für weiteres und nachhaltiges Wachstum in einem sich schnell verändernden Markt. In den letzten Jahren erlebte die Logistikbranche intensive Veränderungen in Form neuer Reglementierungen, Standards und gesetzlichen Anforderungen, sei es im Rahmen der zunehmenden Digitalisierung, internationaler Datenströme (e-freight, etc.) bis hin zu verschärften Sicherheitsregularien (Terrorabwehr, Gefahrgut, etc.) für die verschiedenen Verkehrsträger.

Für uns als Unternehmen entstanden hierbei besondere Herausforderungen, nicht nur durch zeitkritische sowie komplexere Logistikprozesse, Warenströme und entwickelte Anforderungen unserer Kunden, sondern auch durch verschärfte internationale und nationale Gesetze und Verordnungsnovellen. Die Anforderungen an unsere Geschäftsführungsebene haben sich hier mitverändert. Heute gilt es, schnell auf Veränderungen und Anforderungen der Stakeholder sowie Kunden reagieren zu können und sich nebenbei mit dem Thema Haftungsminimierung zu befassen. Die Krise 2009 selektierte an den Logistikmärkten immens, sodass wir heute im Branchenquerschnitt nur noch wenige kleine Unternehmen und Neugründungen auf dem Logistiksektor erkennen können. Kleinstunternehmen und Startups im klassischen Speditionssegment sind heute fast nicht mehr in der Lage, gesetzliche Mindestanforderungen für eine saubere Dienstleistungsabwicklung (Aufschubkonten, Speditionssoftware, Luftfrachtzertifizierungen, Netzwerke/Agenten, Versicherungsschutz, fähiges Fachpersonal, Mindestorganisationsstrukturen, etc.) zu stemmen.

Als Vertreter des Klein- und Mittelstandes stand die Leanflex Organisation & Logistik GmbH vor der Herausforderung, die zukünftige Wettbewerbsfähigkeit in einem umkämpften Markt durch eine solide Intensivierung der Organisationsstruktur und zertifizierte Qualitätsstandard zukünftig zu sichern.

Was für die Global Player weltweiter Supply Chains selbstverständlich und meist längst implementiert ist, stellte für unser Haus eine Herausforderung dar, der man sich stellen musste. Es galt, eine gesunde Organisationsstruktur im Unternehmen aufzubauen, die als zentrales Tool nicht nur in der operativen sondern auch der administrativen Ebenen implementiert ist. Die Standards der ISO 9001 an ein integriertes Qualitätsmanagementsystem hatte sich hier als wirksames Tool und „schnelle Eingreiftruppe“ dargestellt.

Entscheidung für die Einführung eines QMS
Als Motivation für eine Einführung eines integrierten Qualitätsmanagementsystems (QMS) mit anschließender Zertifizierung steht in der Regel in den Unternehmen eine direkte Anforderung der Kunden oder Stakeholdern. Gerade aufgrund der Bedenken einer eingeschränkten Flexibilität und wachsenden Bürokratie in unserer Größenordnung wurde eine Entscheidung für die Intensivierung bestehender Qualitätsmanagementstrukturen mit anschließender Zertifizierung in unserem Haus zuerst verschoben. Neben dem strategischen Entwicklungsgedanken der Leanflex Organisation & Logistik GmbH, war es letztendlich auch in unserem Fall eine konkrete Anforderung eines A-Kunden, welche zur Entscheidung der Einführung eines nach ISO 9001 zertifizierten Qualitätsmanagementsystems führte. Primär ist es richtig, dass im Unternehmen mit Einführung des QMS neue Formulare und Vorlagen entstehen und dass die Einführung eine umfassende finanzielle und arbeitsintensive Investition inklusive zusätzlicher Bürokratie darstellt. Nach erfolgreicher Einführung und Erstzertifizierung des QMS im Jahre 2006 würden wir diese Frage heute anders stellen: „Wo können wir in der Planung und Umsetzung des QMS Bürokratie minimieren und wo können wir Nutzeneffekte vergrößern?“

Aufwand und Bürokratie eines QMS
Generell stellt die DIN EN ISO 9001:2008 feste Mindestanforderungen an die Ausgestaltung, innerbetriebliche Dokumentation und Organisation des Qualitätsmanagementsystems. Im Rahmen der Leitidee des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP), wurden hierbei u.a. Kennzahlen ermittelt, Prozesse und gesetzl. Verpflichtungen dokumentiert, analysiert und ein sogenanntes „Qualitätsmanagementhandbuch“ mit Qualitätszielen und einer Qualitätspolitik für unsere Organisation erstellt. Darüber hinaus wurde die Stabstelle des Qualitätsmanagementbeauftragten geschaffen, welcher im Rahmen der Einführung auch gleichzeitig als Projektleiter implementiert wurde. Dies alles stellte im ersten Moment einen realen finanziellen und ressourcenorientierten Aufwand dar und schaffte in erster Betrachtung zusätzliche Bürokratie.

Als empfehlenswert schätzen wir zur Eingrenzung von Projektrisiken und zur Aufwandseinschätzung vor Projektstart mindestens ein erstes Projektgespräch ein, welches in der Regel von allen gängigen Akkreditierungsstellen im Rahmen einer geplanten Zertifizierung angeboten wird. Hierbei können Fragen zum Ablauf, kritische Erfolgsfaktoren sowie Rahmenbedingungen mit erfahrenen Projektleitern oder Auditoren erörtert werden. Um den dokumentarischen Aufwand zu minimieren, investierte unser Haus im Rahmen der Einführung des QMS ferner in ein umfassendes Intranet, welches alle Dokumentationen, das digitale Qualitätsmanagementhandbuch sowie alle relevanten Formulare enthält.

Nutzen und Vorteile des QMS
Der zentrale Nutzen in der Praxis eines Qualitätsmanagementsystems in klein- und mittelständischen Logistikunternehmen lässt sich unserer Erfahrung nach vereinfacht u.a. in drei Hauptbereiche unterteilen.

1. Nutzen in den Wertschöpfungsprozessen
Auf Basis eines integrierten Qualitätsmanagementsystems im Rahmen des KVPs befasste sich die Leanflex Organisation & Logistik GmbH erstmals bewusst, kontinuierlich, messbar und dokumentiert mit der Verbesserung unserer Dienstleistung, der Prozessoptimierung und Optimierung der Wertschöpfungsprozesse. Die Kundenzufriedenheit wird in diesem Rahmen meist erstmals und ausschließlich im Rahmen des QMS dokumentiert und messbar abgefragt. Diese Kundenzufriedenheitsanalysen sind heute fester Bestandteil unserer Key Account-Aktivitäten und stellen in unserer Größenordnung ein wichtiges Alleinstellungsmerkmal dar.

2. Nutzen auf administrative Ebene
Klein- und mittelständische Unternehmen der Logistikbranche sehen sich heute vermehrt Spannungsfeldern ausgesetzt, die es zu beachten und auf die es entsprechend schnell zu reagieren gilt (Compliance, Fachkräftemangel, Gefahrgut, Haftungsproblematiken, etc.). Es liegt an den administrativen Ebenen diese Spannungsfelder zu analysieren, Haftungsrisiken zu erkennen, zu agieren und diese zu minimieren. Gleichzeitig sollte der eigentliche Wertschöpfungsprozess nicht außer Acht gelassen werden. Eine gesunde Organisationsstruktur ist hier unabdingbar. In den Leitungsebenen der Leanflex Organisation & Logistik GmbH nutzen wir heute unser integriertes Qualitätsmanagementsystem und hierbei implementierte Prozesse als zentrale Tools um diesen Anforderungen flexibel und schnell gerecht zu werden. Das QMS stellt hierbei eine zentrale Vereinfachung der Prozessorganisation
dar.

3. Nutzen in der Außenwirkung
Wir sehen ein zertifiziertes QMS nach ISO 9001:2008 heute in der Logistikbranche und in unserer Organisation schon als Grundstandard an, da Kunden das Zertifikat generell gar nicht mehr explizit anfordern. Eher geht die verladende Wirtschaft schon davon aus und sieht eine Zertifizierung als Grundvoraussetzung z.B. für Ausschreibungen, im Rahmen von Einkaufsbedingungen bzw. der gemeinsamen Zusammenarbeit an. Gerade im Kleinund Mittelstand empfehlen wir Unternehmen aber weiterhin das Zertifikat und damit das unabhängig akkreditierte QMS in der Außendarstellung zu nutzen, da es in kleineren Unternehmensgrößen noch immer als Alleinstellungsmerkmal im Wettbewerb erkannt wird.

Fazit
Logistikunternehmen im Klein- und Mittelstand sollten bestehende Qualitätsmanagementsysteme in Ihrer Wertigkeit ausbauen. Noch nicht zertifizierten Branchenteilnehmern empfehlen wir sich nachhaltig und zeitnah mit einer Einführung und Zertifizierung zu befassen. Ein gutes Qualitätsmanagementsystem gilt heute in unserem Unternehmen als „schnelle Eingreiftruppe“ um im Bedarfsfall über erforderliche Informationen und Organisationsstrukturen zu verfügen. Sei es ganz konkret eine geforderte Prozessbeschreibung seitens der Versicherung oder eine Ausschreibung die das Zertifikat als Voraussetzung verlangt. Ein gutes integriertes Qualitätsmanagementsystem wird im Unternehmen nicht unmittelbar wahrgenommen, sondern schwingt als solider Standard mit. Im Rahmen des „Lebens eines QMS“ können Bürokratie und Aufwand minimiert werden und das QMS im Laufe der Zeit an Praxisanforderungen angepasst und damit vereinfacht werden. Wir sehen unser integriertes QMS als Wettbewerbs- und Zukunftssicherung in einem immer komplexer werdenden Markt. Die Entscheidung für die Einführung des Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001:2001 stellte für uns als Leanflex Organisation & Logistik GmbH die Weichen für nachhaltiges Wachstum und die ganzheitliche Verbesserung unserer Organisation. Des Weiteren fungiert sie als solide Basis für weitere Zertifizierungen, wie z.B. nach ISO 14001.

Über den Autor:

Dipl. Betriebswirt (FH) Stefan Zimmermann studierte an der Fachhochschule für Ökonomie und Management in München und ist seit 2007 bei der Leanflex Organisation & Logistik GmbH als Prokurist in der Geschäftsleitung tätig.

Stefan Zimmermann
Leanflex Organisation & Logistik GmbH
Südallee, Cargomodul A
85356 Flughafen München
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